Инструкция по подготовке отчетности и защите результатов по программе УМНИК.
Первая отчетность по программе УМНИК должна быть загружена в систему не позднее 2-х недель до окончания первого года исполнения договора, отсчитывая от даты подписания договора.
Ближайшая централизованная отправка запланирована на 6 апреля. Сбор документов для отправки будет производиться в период 2-5 апреля.
Когда подходит срок Вашей отчетности по программе УМНИК, в Вашем договоре в системе online.fasie.ru (далее Система Фонда) появляется вкладка «Отчетность».
В ней Вы можете увидеть сгенерированный отчет по текущему этапу Ваших работ.
Отчет в Системе Фонда состоит из следующих полей:
- Краткое описание выполненных работ (далее КОВР).
- Акт о выполнении НИР
- Научно-технический отчет.
- Финансовый отчет.
- Дополнительные файлы.
Для того, чтобы заполнить все необходимые поля необходимо выполнить следующие шаги:
- Удостовериться, что Вы выполнили все работы, представленные в календарном плане (далее КП), и что характеристики полученных результатов соответствую техническому заданию (далее ТЗ) Вашего договора.
- Подготовить и оформить научно-технический отчет (далее НТО).
- Заполнить информации о выполненных работах в системе.
- Приложить отчетные документы.
- Отправить на проверку и доработать в случае возврата монитором Фонда (этот шаг может повторяться несколько раз до согласования отчета).
- Отправить документы в Фонд.
Защита результатов первого года, если идет сдача отчетности за первый год (этот шаг может произойти и до согласования).
Формат Научно-технического отчета (далее НТО) должен соответствовать требованиям оформления документации ГОСТ 7.32-2001.
Объем НТО для промежуточного отчета – минимум 15 страниц.
Объем НТО для заключительного отчета – минимум 30 страниц.
НТО должен содержать информацию о достижении (или обоснование невозможности достижения) параметров ТЗ, обо всех выполненных работах, которые заявлены в Календарном плане (далее КП), соответствие работ, описываемых в отчете и заявленным в ТЗ и обозначенным в КП проверяется монитором Фонда.
Структурой содержания отчет также должен соответствовать календарному плану.
В НТО ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть информация по всем пунктам , Технического задания Вашего договора (основные, конструктивные, по защите интеллектуальной собственности, по публикациям).
Если в Вашем отчете не отражена (или отражена слабо) требуемая выше информация он будет возвращен на доработку.
Подстрочник к этому разделу в системе: Необходима детальная информация о результатах с численными показателями. Описание должно быть изложено в прошедшем времени. Минимальный объём – 1500 знаков с пробелами. Рекомендуемый объём – 1500-2000 знаков с пробелами (примерно 1/3 — 1/2 страницы А4).
Необходимо составить текст краткого описания выполненных работ (далее КОВР) в виде отдельных пронумерованных абзацев по количеству наименований работ в составе соответствующего этапа КП. Например, если в этапе КП имеется 4 наименования работ, то в кратком описании должно быть 4 пронумерованных абзаца.
Структура каждого абзаца такова:
Первое предложение в утвердительной форме прошедшего времени (отвечающей на вопрос что сделано) вы переформулируете наименование работ из своего календарного плана. (Например, в КП первой работой фигурировала «Разработка программы для распознавания личности по фотографии». Тогда первым предложением абзаца краткого описания выполненных работ должно быть «1. Разработана программа для распознавания личности по фотографии.»
Затем 2-3 предложения, описывающее сделанную работу в деталях с численными показателями, описывающими результаты этой работы. Численный показатель — это числовое значение, описывающее тот или иной параметр создаваемого продукта, с конкретными единицами измерения. Улучшение того или иного показателя должно быть описано в цифрах с единицами измерения (в скобках можно указать разницу в % или кратность изменения результата – «в N раз»).
Необходимо, чтобы КОВР включал в себя не менее 5 численных показателей.
Прочие работы, такие как публикации, защита диссертации в Акт входить не могут, т.к. они не относятся к НИР, и не могли быть указаны в Вашем КП. О них нужно написать в НТО, но не в КОВР.
Пример описания одной работы из Календарного плана в КОВР:
Наименование работы в календарном плане: «Разработка алгоритма распознавания текста в чеках товарно-кассовых аппаратов».
Описание работы в КОВР: «1. Разработан алгоритм распознавания текста в чеках товарно-кассовых аппаратов. Распознавание одного чека с 10 единицами товаров занимает 8 секунд, при этом используется 2 мб оперативной памяти. Алгоритм способен корректно распознавать текст при наличии не более 2 зашумленных (нечеткого, смазанного) символов в слове при длине слова не менее 5 символов.»
После сохранения КОВР Вы сможете с помощью кнопки «Выгрузка печатной формы» скачать заполненные формы всех необходимых документов, а именно:
- Информационный лист (первая страница)
- Акт выполненных работ
- Финансовый отчет
- Обложка НТО
Акт выполненных работ (далее АВР) будет содержать фоновое слово Черновик, которое исчезнет, когда Монитор Фонда согласует Ваш отчет.
После выгрузки Акта выполненных работ необходимо удостовериться, что он занимает либо не более двух страниц, либо краткое описание выполненных работ переходит на вторую страницу не менее чем на 3 строки.
Если же Ваш Акт не вместился на 2 страницы, а на третью перенеслись только подписи – необходимо либо увеличить, либо уменьшить КОВР, сохранить и выгрузить вновь. Повторять до достижения требуемого результата.
АВР необходимо распечатать, невзирая на наличие надписи Черновик, подписать, отсканировать и приложить.
Так же прикладываются и Финансовый отчет и Научно-технический отчет.
Подстрочное примечание о необязательности приложения этих документов на УМНИК Томской области не распространяется. Благодаря прилагаемым сканам проверяющий Ваши отчеты монитор может увидеть некорректность формирования Акта и финансового отчета.
Для отправки подготовленной отчетности необходимо нажать кнопку подать. Через некоторый промежуток времени Монитор Фонда проверит Ваши документы, и КОВР и либо согласует, либо вернет на доработку.
Необходимо исправить все указанные недочеты в соответствии с требованиями и подать отчет на поверку вновь.
После того, как монитор согласовал вашу отчетную документацию, напротив Вашего отчета загорится жирная буква М.
После того как Ваш отчет согласован (рядом с отчетом горит жирная М), Вы можете либо отправить печатные подписанные с Вашей стороны бумажные экземпляры в Фонд (адрес, контакты контактного лица – куратора по СФО, есть на сайте Фонда fasie.ru), либо, если Вас устроят сроки централизованной отправки, принести их в период приёма документов для отправки в Центр Мониторинга. Время и место сбора будут указаны в первых строках данной веб-страницы.
Комплект отчетности состоит из следующих документов:
1) Информационный лист – первая страница выгружаемых документов с таблицей и штрих-кодом.
2) Акт (экземпляр Фонда)
3) НТО (только титульный лист!)
4) Акт (экземпляр Исполнителя)
5) Финансовый отчет
Документы пунктов 1-4 данного списка скрепляются СКРЕПКОЙ, при этом страницы пункта 4 скрепляются СТЕПЛЕРОМ.
Все документы только подписываются. Даты нигде не ставятся.
Документы упаковываются в мультифору (файлик). В таком виде Вы можете отправить их в Фонд или принести в представительство, в случае, если объявлен централизованный сбор документов для отправки в Фонд.
Защита результатов первого года работы по программе УМНИК является обязательной. Защита проводится представительством Фонда в регионе. Все участники, чьи проекты завершили выполнение работ первого года или завершают их в ближайшее от даты проведения защиты время извещаются о времени проведения защиты, как только оно будет определено представительством.
Защита проходит в режиме презентации, где УМНИК отчитывается за проведенные работы и обозначает планы работ на второй год.
В презентации необходимо отразить объем выполненных работ, его соответствие календарному плану и техническому заданию (описание выполненных работ должно соответствовать фактической информации, отраженной в том числе в научно-техническом отчете), отразить планы на второй год выполнения гранта и планы дальнейшего развития проекта после его завершения по программе УМНИК (будет ли это переход в СТАРТ, создание инновационного предприятия, продажа прав на интеллектуальную собственность заинтересованной компании или другое) согласно действующего Положения. УМНИКи, выполняющие проекты по ЛОТам должны предоставить на защиту отзыв компании-инициатора ЛОТа.
По результатам защиты составляется протокол, где указаны участники, переходящие и не переходящие на второй год финансировании. После утверждения этого протокола в Фонде УМНИК получает второй транш.
Согласно п.3.2 Договора о предоставлении гранта, 2-ой транш перечисляется на лицевой счет победителя программы «УМНИК» по факту подписания Фондом акта выполненных работ по 1-ому этапу.